Constitución de una empresa

Hace unos días recibí una consulta sobre cómo constituir una empresa, y más en concreto, una Trading Company (compra venta internacional). He decidido rescatar un documento que elaboré en 2009 sobre los pasos prácticos a seguir para crear una empresa; y más en concreto una Trading.

Puede que hayan cambiado las tarifas de algunos servicios, pero el procedimiento es más o menos el mismo, aunque espero y deseo que algunas partes se hayan agilizado y se puedan hacer en la actualidad vía online.

Para esta guía es muy importante vuestra colaboración y que aportéis y puntualicéis cualquier apartado incorrecto o desfasado.

Muchas gracias,
Manuel Vera

CREACIÓN Y PUESTA EN MARCHA DE LA EMPRESA TRADING & COMPANY

1. OBTENER LA DENOMINACIÓN SOCIAL

A. NOMBRE SOCIETARIO. BRAINSTORMING

El nombre societario es una de las partes fundamentales de nuestro proyecto, porque identificará a nuestra Empresa; no sólo a nivel jurídico, sino también a nivel de operaciones. El Registro Mercantil Central, nos ofrece una serie de consejos legales para elegir el nombre de nuestra empresa y que no sea rechazado.

B. PROCESO REGISTRO DENOMINACIÓN SOCIAL.

El proceso de registro de la denominación social es seguramente uno de los pasos más sencillos de los que son necesarios para montar la empresa. Actualmente hay tres formas de hacerlo: por correo certificado; en persona (en la central en Madrid) o telemáticamente.

La última aúna simplicidad, poco esfuerzo y un tiene el coste más reducido. Explicar que no es el coste en sí de la denominación social, que es una tasa fija más gastos de envío; sino un coste más orientado al coste de realizar las gestiones; ya sea gastos de desplazamiento o de correos.

El proceso telemático, comienza en el Registro Mercantil Central, a través de su página web www.rmc.es.

Nos vamos al enlace que aparece en la página Solicitud de de Denominación Social (www.rmc.es/Deno_solicitud.aspx) en la cual nos informan de los diferentes métodos para realizarla. Pinchamos en el botón Solicitar Certificado, en cual, nos dirigirá a un formulario que deberemos cumplimentar. Una vez montada la empresa, en el futuro será la empresa (al tener personalidad jurídica) la que realice todos los trámites; no de denominación social, puesto que ya la tiene; sino cualquier otro o incluso un cambio de denominación social.

Destacar que por cada petición de Denominación Social, podremos elegir tres denominaciones, por orden de preferencia. Si ninguna de esas denominaciones fuese aceptada, tendríamos que realizar una nueva aplicación.

A continuación una captura del formulario rellenado:

Denominación Social - Formulario

Una vez realizado y supervisado el formulario y, se presiona “Continuar” (cómo la propia página indica) y efectuamos el pago con tarjeta. Finalmente obtenemos el siguiente pantallazo:

Denominación Social - Formulario2

Aquí tenemos el número de referencia para poder consultar el estado del proceso.

C. LA CERTIFICACIÓN NEGATIVA

Al cabo de unos días recibirá en la dirección indicada un documento llamado Certificación Negativa, en la que se concede una de las denominaciones solicitadas si NO FIGURAN registradas:

Denominación Social - Certificación

A partir del momento fechado, tendremos reservada nuestra Denominación Social por tres meses. En tres meses es más que factible realizar todas las demás gestiones necesarias para constituir la empresa.

_

2. PROCESO DE CONSTITUCIÓN DE LA SOCIEDAD

A. ANÁLISIS COMPARATIVO DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES

Las más relevantes a estudiar son:

Sociedad Colectiva

Se caracteriza fundamentalmente por no limitar la responsabilidad patrimonial de los socios subsidiariamente; es decir, que aunque la compañía es la principal obligada, los socios responden de manera ilimitada, personal y solidariamente en caso de que el patrimonio de la compañía no alcance para cubrir el pasivo.

Es una sociedad de tipo personalista y de trabajo. Todos los socios, independientemente de la aportación tienen derecho a ser gestores y en igualdad de condiciones. La denominación social es el nombre de los socios o de uno de ellos seguido de Cía. Se prohíbe la competencia a los socios cuando estos realicen actividades al margen de la empresa del mismo género a la que ésta se dedica. Y la muerte de uno de los socios es causa de disolución de la sociedad.

La Sociedad en Comandita

En este tipo de sociedad existen dos tipos de socios, los colectivos y los comanditarios. Los primeros son los únicos que pueden representar a la sociedad así como gestionarla y los segundos es participar en los beneficios que haya pactado con los socios colectivos. Aportan únicamente capital y responden de las deudas sociales sólo por el capital aportado.

Es una sociedad mixta, con elementos de la sociedad personalista (como la colectiva) y capitalistas (como los de las SL y SA que veremos a continuación).

La Sociedad Limitada o de Responsabilidad Limitada

Es un tipo de sociedad mercantil en la cual la responsabilidad está limitada a la aportación de capital por parte de los socios. La exigencia de capital social es de 3.005,07€. El capital aportado se divide en participaciones. No pueden cotizar en Bolsa.

En este tipo de empresas hay dualidad de órganos societarios. Por una parte tenemos la Junta General de Socios, en la que los socios deciden sobre los asuntos propios de la empresa; a saber: aprobación de cuentas, elección de los administradores, modificación de los estatutos, transformación de la sociedad, fusión o incluso disolución de la misma. Tienen también capacidad de censura a la gestión.

Se atenderá en sus votaciones únicamente al capital suscrito por cada uno de sus asistentes; vinculando a toda la masa social; y para algunas decisiones se necesitará un quórum determinado bien por los estatutos o en su defecto a la jurisprudencia.

El segundo órgano, es el Órgano de Gestión; que puede estar compuesto por un administrador, dos, o un Consejo de Administración de entre 3 a 12 miembros. Este órgano es el encargado de la gestión interna de las actividades económicas de la empresa así como su representación en el trato a terceros.

Hay una nueva forma, para incentivar la creación de nuevas empresas, que es la Sociedad Limitada de Nueva Creación. Básicamente siguen el mismo régimen que las SL, pero tienen incentivos a la hora de la creación (menores trámites y más rápidos) y ciertas ventajas fiscales; como la posibilidad de aplazar el pago de impuesto unos años. Tienen un número máximo de socios de cinco.

La Sociedad Anónima

Estandarte y máximo exponente del capitalismo. El mínimo de capital social exigido es de 60.101,21€. Según el Artículo 1 de la Ley de Sociedades Anónimas:

“…En la Sociedad Anónima, el capital, que estará dividido en acciones, se integrará por las aportaciones de los socios, quienes no responderán personalmente de las deudas sociales…”

El capital social ha de estar dividido en partes iguales, llamadas acciones. La propiedad de estas acciones otorga la condición de socio. La cualidad de socio da derecho a tomar parte en las decisiones sociales, obtención de dividendos y a la parte alícuota del haber social tras la liquidación de la empresa en proporción al número de acciones que se posean.

La transmisibilidad de las acciones es en principio libre mediante operaciones inter vivos o mortis causa. Pueden cotizar en Bolsa. Los órganos de gobierno son análogos a los de la Sociedad Limitada.

Cooperativas

Las cooperativas tienen por objetivo proporcionar a los socios un puesto de trabajo, mediante su trabajo personal y directo. Sus características básicas son tres: número mínimo de socios es de tres; el capital social mínimo es idéntico al de la SL; el aporte de cada socio no puede ser superior a un tercio del capital social.

La Asamblea General es también órgano deliberante. El Consejo Rector es el encargado de la representación y gestión. Los socios de las cooperativas pueden inscribirse en cualquiera de los regímenes de la seguridad social. En autónomo el coste para la cooperativa es menor.

Tiene ayudas y son de cuatro tipos:

–          Ayudas a la incorporación de desempleados como socios trabajadores.

–          Subvenciones financieras para la reducción de intereses de préstamos.

–          Asistencia técnica en estudios de viabilidad, comercialización, etc.

–          Se suelen ofrecer ayudas para el mantenimiento e infraestructuras de dichas entidades.

Análisis Comparativo

Todos estos tipos de sociedades que hemos visto tienen sus ventajas y sus inconvenientes. Las dos primeras; la sociedad colectiva y la comanditaria tienen el problema de la responsabilidad. En el comercio internacional, un área de mayor riesgo, no es recomendable comprometer el patrimonio personal.

Quedan pues, tres formas más interesantes, como la cooperativa, la SL y la SA.

El capital exigido para una SL y una Cooperativa es de unos 3.000 euros, aunque no debería ser un un factor decisivo para la decisión si las aportaciones de los socios superan la cuantía de 60.001€. Puede parecer mucho, pero para el tipo de operaciones que se suelen llevar a cabo, en el que el volumen si importa, es importante contar con un buen capital inicial durante los primeros años de vida de la Trading.

Quizás, lo que si aporta la SA es la capacidad de crecer mediante la inversión anónima. Una ampliación de capital o cotizar en bolsa pueden ser atractivos para el inversor capitalista. Aunque el riesgo es perder el control de la sociedad y hoy en día existen muchas grandes empresas que siguen siendo sociedades limitadas.

En cuanto a la cooperativa, quizás sería la mejor forma a la hora de empezar. Tiene el gran inconveniente de que el crecimiento (que normalmente conlleva contratación de nuevo personal) tiene que abrir las puertas a nuevos socios, y esa no suele ser la intención inicial. Como ventajas: las fiscales. Tienen un Impuesto de Sociedades más bajo que el que pagaría una SA o una SL; normalmente está entre el 8-12%.  Existen más ayudas y subvenciones, y se puede optar por el régimen de la Seguridad Social que se quiera.

Existen soluciones mixtas, como contar con dos empresas. Una Cooperativa, en la que los beneficios (recordemos que no hay ánimo de lucro en una Cooperativa, sólo la intención de proporcionar un puesto de trabajo al socio) lleguen a los socios en forma de sueldos y salarios, y una SL, con la misma denominación que la cooperativa, pero enfocada al ámbito de la contratación. Así se puede ir creciendo sin perder control de la empresa.

_

3.ELABORACIÓN DE LOS ESTATUTOS

Los estatutos son una serie de acuerdos a los que llegan los socios fundadores donde se define el funcionamiento de la sociedad. Dan a conocer el funcionamiento interno de la sociedad.

En ellos se debe recoger la denominación social; duración; fecha de inicio de la actividad; objeto social; capital social, y el número de acciones o participaciones esté dividido; los órganos de gobierno y su estructura; fecha de cierre del ejercicio y si hubiese cláusulas a la transmisibilidad de las acciones por parte de los socios; además de cualquier otro acuerdo al que llegasen los socios fundadores entre sí.

Se debe dejar constancia en ellos de los acuerdos referentes al funcionamiento interno de la empresa para dar mayor estabilidad.

El acta de constitución, es un contrato privado; por el cual, una serie de personas acuerdan poner en común una cantidad dineraria o bienes para crear  una entidad nueva ante el Derecho. Es lo que se llama el Contrato Social.

Para este tipo de acuerdo se requieren los mismos requisitos indispensables que para cualquier otro acuerdo. A saber: capacidad, consentimiento y causa.

El objeto es la creación de la empresa. Y la causa es el ánimo  de obtener beneficios mediante el desarrollo de la actividad que constituye el objeto social.

Estos dos documentos van en la escritura pública de la sociedad levantada ante notario.

_

4. OTORGAMIENTO DE ESCRITURA PÚBLICA

Para las sociedades mercantiles es necesaria la “elevación a público de su acuerdo de fundación”. Este trámite se realiza ante notario.

Estas escrituras recogerán el acta de constitución, los estatutos, la certificación negativa y el recibo bancario que acredita haber ingresado a nombre de la “empresa en constitución” el capital estipulado para su constitución. También son necesarios las fotocopias de los DNIs o pasaportes de los socios Para la SL es de 3.005,7€; aunque se podría aportar también bienes muebles o inmuebles si son susceptibles de valoración económica. Este trámite tiene un coste de unos 280€.

_

5.OBTENCIÓN DEL CIF PROVISIONAL

El CIF es el análogo al DNI  de una persona física. Es el que identificará a la sociedad en los ámbitos fiscales.

Para obtenerlo tenemos que ir a Hacienda (dentro del territorio fiscal que corresponda a nuestra empresa) y rellenar el modelo 036; una fotocopia de la escritura de constitución (con el original para poder constatarla) y fotocopias de los DNIs o pasaportes de los socios y del solicitante.

Hay un plazo de 30 días desde la obtención de escritura pública para solicitarlo. Y un plazo de 6 meses para obtener el CIF definitivo.

Con la intención de no alargar este post en exceso, dejo aquí el proceso completo en PDF (pinchar aquí)

_

6. LIQUIDACIÓN DEL IMPUESTO DE TRANSMISIONES PATRIMONIALES ONEROSAS Y ACTOS JURÍDICOS DOCUMENTADOS 

Con la constitución de la empresa, se da un trasvase de patrimonio de los socios a la Sociedad. El capital deberá ser declarado y liquidado ante la Hacienda correspondiente.

Para ello se rellena y liquida el modelo 600, con un tipo impositivo del 1%. Para realizar este pago tenemos 30 días desde el otorgamiento de escritura pública.

En concepto de Actos Jurídicos documentados, todo trámite ante notario lleva  asociado el pago de un tributo  de 15 céntimos por folio timbrado.

_

7. ALTA EN EL IAE (IMPUESTO DE ACTIVIDADES EMPRESARIALES) Y EN EL IVA

Estamos obligados a darnos de alta en el IAE ya que queremos desarrollar una actividad económica. Este impuesto grava, al margen del beneficio, la mera realización de una actividad económica. Lo pagan las solamente las empresas con volumen de facturación superior al millón de euros anuales.

Tendremos que presentar un modelo 036 de declaración censal por cada una de las actividades que deseemos llevar a cabo, así como del IVA.

Como en el punto anterior, dejo un PDF con el proceso completo (pinchar aquí)

8._

8. OBTENCIÓN DEL CIF DEFINITIVO.

Se realiza en la delegación provincia de Hacienda. Para ello se aporta la solicitud de CIF temporal para ser canjeado por el definitivo.

_

9. ALTA EN EL REGISTRO MERCANTIL

Para la inscripción de nuestra sociedad tenemos que ir al registro mercantil provincial. Es un trámite obligatorio, con el propósito de hacer pública la existencia de nuestra Empresa.

Hay que aportar la escritura de constitución en copia auténtica, el certificado del pago del Impuesto de Transacciones Onerosas y Actos Jurídicos, la certificación negativa y el CIF de la Empresa.

Si no hay error en la documentación aportada, en un plazo de dos a tres semanas el registro es efectivo.

Tiene efectos constitutivos, esto es la obtención de personalidad jurídica, con sus correspondientes consecuencias: capacidad de obrar; separación de responsabilidad; autonomía patrimonial; actuación a través de los órganos y nacionalidad, nombre y domicilio propios.

El otro trámite a realizar en el Registro Mercantil Provincial es la legalización de los libros de registro obligatorios: libro diario (en el que se registran las operaciones relativas  al ejercicio de la empresa); libro inventario  y cuentas anuales (debe contener el balance inicial, balances de comprobación trimestral, el inventario a final de ejercicio y las cuentas anuales).

Las SL tienen que presentar el Libro registro de Socios y el Libro Registro de Actas.

Para legalizarlos, al presentarlos al registro, éste procese a su identificación e individualización mediante un sello y una marca en el lateral que consiste en una pequeña perforación.

De la misma manera, procederemos a legalizar nuevos libros cuando los anteriores se agoten (el número de páginas) o cuando dejen de sernos de utilidad y queden páginas por rellenar.

Se pueden encontrar en librerías o papelerías especializadas, y su coste es:

–          Libro diario: 10,20€

–          Libro inventario y cuentas anuales: 12,40€

–          Libro registro de socios: 10,60€

–          Libro registro de actas: 14,10€

El coste de legalizarlos es de 20€ y el coste de la inscripción en el registro mercantil es de unos 250€.

_

10. ALTA EN LA SEGURIDAD SOCIAL

Aunque este trámite no es parte directa de la formación de la empresa, ya que se realiza una vez se ha constituido; es necesario a la hora de contratar empleados o establecer una relaciones de índole laborar (los mismos socios que trabajan para la empresa) y de los que la Seguridad Social  realizará la correspondiente supervisión y cobro de las cotizaciones.

Para que una sociedad mercantil inscriba a sus trabajadores en la Seguridad Social, tendrá que presentar el modelo TA.6, debida cumplimentado, en tres ejemplares; la escritura de constitución; la certificación de inscripción en el Registro Mercantil Provincial; tarjeta de identificación fiscal y el recibo de haber pagado el IAE.

Tras la inscripción de la Empresa, la Tesorería General de la Seguridad Social nos da un número llamado el CCC (Código de Cuenta de Cotización). Este código es a la Seguridad Social lo que el CIF es a Hacienda. Se emplea para alta de empleados, bajas, cotizaciones, nóminas, etc.

_

11. ALTA DE SOCIOS – REGÍMENES DE LA SEGURIDAD SOCIAL

En el apartado anterior, vimos la necesidad de nuestra Empresa de registrarse en la Seguridad Social para obtener un CCC y así poder contratar trabajadores y realizar las pertinentes gestiones con el Organismo.
Pues bien; no sólo los trabajadores deben registrarse en la Seguridad Social, sino también los socios trabajadores que han creado la sociedad e incluso los socios no trabajadores y simplemente capitalistas; siempre y cuando actúen como administradores retribuidos.
Los diferentes regímenes en los que los socios pueden encuadrarse va a depender fundamentalmente de dos factores: el capital que poseen de la sociedad y si hay una relación de trabajo o no.Se puede resumir en el siguiente cuadro:

4

www.crear-empresas.com

En aquellos casos en los que un socio no posea el control de la sociedad, realice funciones de dirección o gerencia y simultáneamente esté vinculado a la sociedad mediante una relación laboral; su régimen queda regulado por el R.D. 1382/1985, de 1 de agosto.
La Empresa debe de solicitar un código de cuenta de cotización específico. Es decir, ni se encuentran encuadrados en el régimen de autónomos ni en el general. Tiene algunas diferencias con el General, como la exclusión del desempleo y del FOGASA.
El FOGASA es (según definición del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales) un organismo que depende del Ministerio de Trabajo y Asuntos Sociales que garantiza a los trabajadores la percepción de salarios, indemnizaciones por despido o extinción de la relación laboral, pendientes de pago por insolvencia, suspensión de pagos, quiebra o concurso de acreedores del empresario.

_

12. ALTA EN EL REGISTRO DE OPERADORES INTRACOMUNITARIOS (Para el comercio con países de la UE)

Este apartado está tratado en el siguiente artículo:

http://foreigntrade20.com/2012/11/25/registro-de-operadores-intracomunitarios-roi/

_

13. FIRMAS ELECTRÓNICAS DE EMPRESA / PERSONAL

Para obtener la firma electrónica, el método que usaremos es el de CERES (CERtificación ESpañola), que lidera la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre.

Es un proceso en parte telemático y en parte presencial. En cuanto a la parte telemática es bastante sencillo; nos dirigiremos su página web (http://www.cert.fnmt.es/) y al enlace dedicado a empresas, donde podremos pedir la “certificación persona jurídica” y seguir los siguiente pasos. A saber, un primero en la que se solicita el certificado y en el que hay que introducir el CIF de la empresa. Luego viene un paso presencial, en el que deberemos presentarnos (un representante de la empresa) en la oficina de registro correspondiente con el certificado en el Registro Mercantil y DNI del representante de la empresa así como una acreditación de su cargo (si va uno de los gerentes) o un poder notarial. El registro físico se puede realizar en cualquiera de las oficinas o delegaciones de la AEAT (http://www.aeat.es (apartado “Direcciones y Teléfonos”).

Finalmente, y de forma telemática, para descargar el certificado se rellena un formulario (desde el mismo ordenador desde el que se efectuaron los pasos anteriores) para completar la obtención del Certificado de Usuario  de la FNMT.

__

GASTOS DE CONSTITUCIÓN Y DE PRIMER ESTABLECIMIENTO

Para una SL, de capital social 150.000€, los Gastos de Constitución y Primer Establecimiento se pueden ver en el siguiente cuadro:

CONCEPTO CUANTÍA
Denominación Social      18,34€
Registro de la Marca     230,00€
Otorgamiento de Escritura Pública   280,00€
Liquidación Impuesto T.P.O.A.J.D.  1.500,00€
Timbrado   5,00€
Inscripción en el Registro Mercantil  250,00€
Libros 47,30€
Legalización de Libros 20,00€
Firma Electrónica   30,00€
TOTAL 2.380,4€

_

Con estos pasos, la empresa quedaría constituida. El siguiente movimiento sería  el Registro de la Marca.

About these ads

One Comment

Deja un comentario

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *